Professional Congress Organizer

Lavoriamo al tuo fianco per trasformare le tue richieste in congressi di successo

L’esperienza che abbiamo accumulato nel mondo dei congressi internazionali ci consente di gestire progetti pluriennali che includono servizi di budgeting, marketing, prenotazioni e molto altro.

Dalla progettazione di un congresso completo, sino alla fornitura di servizi parziali, siamo in grado di sviluppare strategie e soluzioni personalizzate che rispondono perfettamente alle singole esigenze dei nostri clienti.

Crediamo che la chiave del successo sia nella costruzione e nella crescita di relazioni durature con tutti coloro che sono coinvolti nell’organizzazione di un congresso. Questo è il motivo per cui puntiamo a mantenere partnership continuative e a lungo termine con i nostri clienti e fornitori.

I nostri servizi includono:

Organizzazione e gestione dell'evento

Il notro team è in grado di gestire qualsiasi aspetto organizzativo del tuo congresso, in qualsiasi parte del mondo, lasciando a te il piacere di godere dei benifici che vengono da un progetto disegnato su misura per arricchire, coinvolgere e informare i tuoi partecipanti.

  • Pianificazione strategica
  • Ricerca della location
  • Intermediazione con Sponsor ed Espositori
  • Gestione di Poster e Abstract
  • Gestione e coordinamento dello staff congressuale

Budgeting e Finanze

Siamo fermamente convinti che una gestione del budget accurata e trasparente sia il fondamento di ogni congresso di successo. Dagli studi di fattibilità fino al report finale sul budget, il nostro team di specialisti sarà impegnato nell’attuazione di strategie che abbiano come obiettivo finale la massimizzazione del ROI.

  • Creazione e amministrazione del budget congressuale
  • Gestione fiscale e valutaria
  • Report finale sul budget

Marketing e Comunicazione

Costruire un piano di marketing strategico è essenziale per la riuscita di ogni congresso. La nostra competenza nel settore Marketing e Comunicazione ci consente di stilare dei piani di marketing previsionali da incorporare e gestire di pari passo all’intera pianificazione dell’evento al fine di indirizzare la promozione verso il giusto target, attraverso gli strumenti di marketing più adatti.

  • Sviluppo del piano marketing
  • Creazione, stampa e distribuzione del materiale promozionale
  • Gestione dei social media
  • Gestione dei canali media durante l'evento

Sponsor e Espositori

Ogni conferenza rappresenta, per chi vi partecipa e per chi la promuove, un’importante opportunità di business e di networking. E’ per questo motivo che poniamo particolare attenzione non solo agli aspetti economici e finanziari, ma soprattutto alla costruzione di relazioni forti, in grado di massimizzare i ritorni e di creare un dialogo continuo e di qualità tra tutte le parti coinvolte.

  • Sviluppo di uno sponsorship plan
  • Creazione dello Sponsorship kit
  • Gestione e vendita degli spazi espositivi e promozionali
  • Gestione del set up, della logistica e delle spedizioni per espositori e sponsor
  • Servizi di supporto dedicato agli espositori pre-evento, on-site e post-evento

Gestione dei relatori

La partecipazione di relatori rinomati è un aspetto fondamentale per la creazione di un programma d’evento accattivante e di elevato valore qualitativo. Per questo motivo forniamo ai nostri clienti un servizio di gestione dei relatori personalizzato, che si prende cura di ciascuno speaker attraverso una corrispondenza continua one-to-one.

  • Corrispondenza continua con relatori, moderatori e docenti
  • Gestione dei viaggi e degli alloggi

Servizi dedicati ai partecipanti

Sappiamo che il bene più prezioso per una conferenza sono i suoi partecipanti. Questo è il motivo per cui il nostro team di esperti si concentra sulla creazione e il mantenimento di relazioni a lungo termine attraverso una serie di attività che includono:

  • Comunicazioni pre e post evento
  • Segreteria d'evento on-site
  • Servizi di prenotazione alberghiera

Post congress management

Alla Btcongress dimentichiamo l’importanza di una buona gestione post-congresso. Sappiamo che una volta che l’ultimo delegato se n’è andato, inizia una nuova fase del nostro lavoro. La gestione post degli eventi è essenziale per sapere cosa ha funzionato e cosa è necessario migliorare, così come per mantenere la fidelizzazione dei partecipanti.

  • Creazione e gestione di sondaggi online
  • Creazione di un report finale di evento
  • Sviluppo di strategie post-evento a breve e lungo termine

Stai per organizzare un evento?
Pianificalo con noi!

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updated on giovedì Luglio 4 2019